Een ATS-systeem (Applicant Tracking System) is een recruitmentsysteem waarmee je eenvoudig sollicitanten beheert en het volledige wervingsproces automatiseert. Het helpt HR-teams en recruiters om het overzicht te behouden, sneller te schakelen én geen talent mis te lopen. In dit artikel lees je wat een ATS is, welke functies belangrijk zijn en waar je op let bij het kiezen van het juiste systeem.
Belang van een ATS-systeem
Een goed ATS-systeem brengt structuur, overzicht en snelheid in het recruitmentproces – zowel voor organisaties als sollicitanten. Je ziet in één oogopslag wie er heeft gesolliciteerd, wat de status is per kandidaat, en van wie je nog een reactie verwacht. Zo voorkom je dat geschikte kandidaten worden vergeten of te laat worden benaderd.
Wanneer sollicitaties via e-mail binnenkomen, is het risico op fouten groter. Met een ATS komt elke kandidaat automatisch binnen, wordt deze gekoppeld aan de juiste vacature of talentpool, en kun je direct communiceren via berichten, uitnodigingen of afwijzingen. Ook worden alle gegevens veilig en centraal opgeslagen – inclusief cv, motivatiebrief en contactgegevens.
Een modern recruitmentsysteem ondersteunt vaak ook:
- Het publiceren van vacatures op meerdere kanalen
- Samenwerken met collega’s in één platform
- AVG-conforme verwerking van kandidaatdata
Kortom: een ATS-systeem maakt het makkelijker om sneller de juiste mensen aan te nemen en tegelijk de kwaliteit van het proces te verhogen.
“Een ATS ziet wat jij misschien mist”.
Essentiële functionaliteiten van een ATS-systeem
Niet elk bedrijf heeft dezelfde behoeften. Toch zijn er een aantal ATS-functionaliteiten die in vrijwel elke situatie waardevol zijn:
✔️ Automatische screening en achtergrondchecks
Een ATS kan cv’s automatisch analyseren op relevante werkervaring en opleiding. Sommige systemen voeren ook achtergrondcontroles uit of koppelen aan externe databronnen. Dit bespaart tijd en zorgt voor een scherpere voorselectie.
✔️ Statistieken en rapportages
Met dashboards krijg je inzicht in belangrijke recruitmentdata zoals:
- Aantal sollicitanten per vacature
- Conversieratio’s per stap in de funnel
- Gemiddelde time-to-hire
Deze inzichten helpen je om je recruitmentstrategie bij te sturen en het proces continu te verbeteren.
✔️ Automatische sourcing en LinkedIn-integratie
Veel ATS-systemen bieden koppelingen met LinkedIn, Google for Jobs en andere jobboards. Ook kun je actief sourcen door online profielen te importeren en automatisch toe te voegen aan talentpools. Handmatig invoeren wordt hierdoor overbodig.
Het juiste ATS-systeem kiezen
Het kiezen van het juiste ATS-systeem hangt af van de specifieke behoeften van een organisatie. Grote bedrijven hebben vaak een systeem nodig dat meerdere vacatures en grote aantallen kandidaten kan beheren, met uitgebreide rapportagemogelijkheden. Kleine bedrijven zullen eerder letten op kosten en kiezen voor een systeem met de meest relevante basisfunctionaliteiten. Voor recruiters die actief sourcen, is een ATS met integraties voor LinkedIn en sourcing-extensies een waardevolle toevoeging. Een overzicht van de beste ATS-systemen, inclusief functionaliteiten en kosten, is beschikbaar via de volgende link.
Conclusie
Een goed ATS-systeem is onmisbaar voor wie efficiënt en professioneel wil werven. Het helpt om sneller te schakelen, overzicht te houden en de kandidaatervaring te verbeteren. Of je nu vacatures beheert voor een klein team of tientallen processen tegelijk runt: een passend ATS maakt het verschil.
